Ein Artikel über das Problem der digitalen Archivierung von Thomas Manetsch
Unter welchen Bedingungen werden heutige Dokumente in zehn oder zwanzig Jahren noch lesbar und damit künftigen Generationen zugänglich sein? Anlässlich der Generalversammlung des ZVS im September 2025 wurden Fragen aufgeworfen nach Möglichkeiten und Prozeduren der digitalen Archivierung von Vereinsunterlagen. Spürbar war eine erhebliche Unsicherheit, die sich vor allem darum drehte, welche Dateiformate sich für die Langzeitaufbewahrung von Bild- und Textdateien eignen. Während früher Aktenordner geführt, Korrespondenzen und Protokolle in Papierform abgeheftet, Fotos in Alben geklebt und so die Geschichte des eigenen Orchesters festgehalten wurde, haben sich im digitalen Zeitalter ähnliche Routinen noch nicht überall etabliert. Wie soll, was beispielsweise per E-Mail – nota bene von unterschiedlichen Vorstandsmitgliedern und in der Regel aus privaten E-Mail-Konten heraus – kommuniziert wird, für später verfügbar gehalten werden?
Eine Frage des Formats
Ähnliche Debatten werden ausserhalb der Vereinswelt unter dem Stichwort des «records management» auch in den öffentlichen Verwaltungen und den staatlichen und kommunalen Archiven geführt. Bisher noch mit weitgehend offenem Ausgang. Denn während man sich im Umgang mit kulturellen Zeugnissen auf Papier in Europa mittlerweile auf mehr als 570 Jahre Erfahrung stützen kann, sind digitale Datenformate und Speichersysteme aufgrund ihrer Entstehung vor wenigen Jahrzehnten noch nicht erprobt, was ihre langfristige Anwendbarkeit anbelangt. Ein vorläufiges Fazit ist aber dennoch möglich. Seit 1992 existiert mit dem Dateiformat PDF (die Abkürzung steht für «portable document format») eine Lösung, die es erlaubt, Dokumente anzuzeigen, und zwar unabhängig vom Anwendungsprogramm oder dem Betriebssystem, auf denen sie ursprünglich entstanden. PDF übersetzt dazu das Dokument in eine vektorbasierte Seitenbeschreibung – also eigentlich in eine Art Bild nach geometrischen Prinzipien –, sodass fehlende oder geänderte Voreinstellungen des System- oder Anwendungsprogramms keinen Einfluss mehr haben. Diese Eigenschaft, die ursprünglich auf den Datenaustausch zwischen unterschiedlichen (aber gleichzeitig in Betrieb befindlichen) Computern hin konzipiert wurde, macht PDF zum vorläufig besten Format der digitalen Archivierung, weil sie natürlich auch zwischen Computer(-systemen) in diachroner Stellung zum Tragen kommt. Zudem ist PDF bereits heute so verbreitet, dass es mit höchster Wahrscheinlichkeit immer einen Anwendermarkt und damit ein Interesse an der Unterstützung dieses Dokumenttyps geben wird. Formate, die hingegen an bestimmte Anwenderprogramme gebunden sind wie .docx an Office Word oder die Memoformate des Outlook-Mailprogramms bleiben abhängig von partikularen Geschäftsinteressen – etwa dem Verkauf einer neuen Programmversion –, womit weder Lesbarkeit noch Darstellungsstabilität weit in die Zukunft hinein gesichert sind.
Bezüglich der Datenformate von Bild- und Tondateien liegt aktuell noch kein allgemein akzeptiertes archivfähiges Format vor, deren Langzeitlesbarkeit garantiert ist. In jedem Fall sind die Dateien möglichst unkomprimiert zu speichern. Zip-Dateien oder mp3-Formate sind aufgrund der Notwendigkeit, sie später zu entpacken bzw. zu decodieren, als Archivdateiformate ungeeignet. Vgl. dazu die Empfehlungen von Memoriav: https://memoriav.ch/de/empfehlungen/all/5-2-uebernahme-von-tondokumenten.
Allein mit dem Plädoyer für PDF kann dieser Beitrag allerdings nicht enden. In meiner täglichen Arbeit als Historiker bin ich nämlich häufiger mit einer ganz anderen Herausforderung konfrontiert: der Lückenhaftigkeit der Überlieferung. Viel öfter, als dies eine schwer entzifferbare Handschrift tut, verhindert das schlichte Fehlen aussagekräftiger Dokumente einen erhellenden Blick auf vergangene Zeiten. In Analogie zu den Herausforderungen einer frühneuzeitlichen Geschichtswissenschaft sollten sich Orchestervereine also zunächst die Frage stellen, welche Unterlagen einen wie grossen Aussagewert besitzen und welche davon aufbewahrt werden sollen – erst dann erhält die Frage nach dem geeigneten Dateiformat Relevanz.
Vor dem Archiv die Aufbewahrung
Haben Vereinsvorstände früher ihre Vorhaben zu Papier gebracht, wanderten die wenigen Papierbogen routiniert in Sichtmäppchen, Bundesordner oder Kisten, wo sie sich für alle sichtbar stapelten – visuelle Präsenz sensibilisierte für eine zentrale Aufgabe: Mit der Würde des Amts war stets die schwer wiegende Übernahme von Akten aus Vorgängerhänden verbunden. PC, E-Mail und Smartphone führten hier zu einem Bruch in Praxis und Selbstverständnis: Heute bleibt physisch kaum mehr etwas auf unseren Schreibtischen liegen; die zu biblischen Ausmassen angeschwollene Flut an versendeten und empfangenen digitalen Nachrichten hat indessen die Pflicht zu ihrer Aufbewahrung längst mit sich fortgespült – Wer fühlte sich dieser Herkulesaufgabe noch gewachsen? Die Digitalisierung hat aber nicht nur die Notwendigkeit einer sinnvoll strukturierten Aufbewahrung vorhandener Dokumente, sondern auch die Art und Weise von deren Produktion verändert: Das einmal beschriebene Papier verlangte nach einem Entscheid: Aufbewahren oder wegwerfen? Das digitale Dokument hingegen kann auch später noch beliebig abgeändert werden. Die daraus resultierende Doppelfunktion als Vorlage für andere Zwecke oder Anlässe steht der Aufbewahrung aber diametral entgegen, wenn im Zuge dessen das Original überschrieben wird. Und geschieht in der Regel nicht genau das mit den Adresslisten? Neue Mitglieder werden eingefügt, Ausgetretene aus der Liste gelöst, danach klickt man auf «Speichern» und schon ist die alte Liste mit dem Mitgliederstand des vergangenen Jahres vernichtet!
Vor der Einrichtung eines Archivs steht folglich die Etablierung einer Ablage der Vereinsdokumente: Selbst Dokumente von kurzzeitiger Gültigkeit wie Terminpläne, Mitgliederlisten etc. werden bewusst als Bestandteile eines in sich geschlossenen Geschäftsvorgangs – zumindest eines Vereinskalenderjahrs – erkannt und als solche separiert von weiteren Tätigkeiten abgespeichert. Sie stehen den Verantwortlichen natürlich weiterhin zur Verfügung, werden aber dem «Fleischwolf» ständiger Überarbeitung entzogen. In diese Ablage sollten alle relevanten Dokumente eingehen, also auch E-mails, die mit Vorteil gleich als PDF-Dateien (meist leicht über den Druckbefehl im Mail-Programm zu erzeugen) gespeichert werden. Da ein Chatverlaufsprotokoll, etwa auf WhatsApp, hierfür nicht in Betracht kommt, ja dessen Vorhandensein überhaupt von den Vorgaben des jeweiligen Kommunikationsdienstes und den Speicherkapazitäten von dessen Servern abhängt, sollten solche Kanäle auch nur für Absprachen über Probenorte und -zeiten u.ä. verwendet werden.
Vor dem Archiv die Aufbewahrung
In einem zweiten Schritt müssen diese Geschäftsablagen der einzelnen Funktionstragenden periodisch in ein gemeinsames Vereinsarchiv überführt werden. In welchen Zeitintervallen dies geschieht, bleibt von den Vereinen zu definieren, aber je länger damit zugewartet wird, umso mehr wächst die Gefahr, bei Computerschäden oder Amtswechseln Daten zu verlieren. Die von verschiedenen Personen angelegten und gesammelten Daten in ein Archiv mit nachvollziehbarer Struktur zu integrieren, verlangt einerseits nach einer möglichst klaren Absprache darüber, wie die Ablagen geführt und beispielsweise Dateien benannt werden. Und andererseits wird im Moment der Archivierung eine ordnende Intervention nötig. Über die Frage, ob das Archivgut nach seinem Geschäftszusammenhang (Pertinenz) oder nach seiner Ressortherkunft (Provenienz) geordnet werden soll, lässt sich trefflich streiten. Soll die Rechnung über die Saalmiete bei den Unterlagen zu Organisation und Durchführung des zugehörigen Konzerts oder bei den nach Jahren geordneten Finanzunterlagen des Vereins abgelegt werden? Für beide Wege lassen sich Argumente finden, und auch eine Mischform ist denkbar. Unzweifelhaft hatte die Frage früher, als papierene Originale zu Archiveinheiten gebündelt werden mussten, eine grössere Relevanz als heute – notfalls lässt sich das gleiche PDF in zwei verschiedenen Ordnern ablegen – den vorhandenen Speicherplatz wird ein verdoppeltes PDF nicht über die Massen beanspruchen. Für die Benützbarkeit des Archivs aus Sicht des Historikers ist die Entscheidung zwischen Pertinenz- und Provenienzordnung letztlich belanglos, sofern das gewählte Vorgehen über längere Zeitabstände konsequent angewendet wird.
Zu guter Letzt sollte das digitale Archiv natürlich gesichert werden, will heissen: Der Datenstamm darf aus Sicherheitsgründen nicht nur an einem einzigen Ort aufbewahrt werden. Entweder wird eine Kopie davon regelmässig in eine Cloud geladen, oder an ein zweites Mitglied im Orchester übergeben. Wichtig auch hier: Erst die Regelmässigkeit des Prozederes garantiert den Nutzen.
Fazit
Vor der Frage nach dem Dateiformat steht die Erkenntnis, dass nur archiviert werden kann, was überhaupt als Dokument Dauer gewonnen hat. Eine kurze mündliche Besprechung in der Probenpause ist zwar Zeichen einer funktionierenden und effizienten Zusammenarbeit. Aber die auf diesem Weg getroffenen Entscheide existieren nur in der Erinnerung der Beteiligten – und diese lassen sich nun mal nicht archivieren.
Darüber hinaus muss Archivierung als wichtiger Teil der Vorstandsarbeit erkannt und in die Abläufe der Praxis eingebettet werden. Es kann also nicht schaden, sich über die Prozeduren, auf die man sich verständigt hat, schriftlich Rechenschaft zu geben und dieses Dokument selbst der Archivierung zuzuführen. Damit die Nachfolgenden in den Vereinsämtern nicht nur wissen, was sie zu tun haben, sondern auch, was sie von ihren Vorgängerinnen und Vorgängern einfordern müssen, ehe diese in den Sonnenuntergang reiten.
Thomas Manetsch/3.4.2026